Angebote, Rechnungen, Terminerinnerungen, Reporting: Vieles, was im Büro jede Woche Stunden kostet, kann von selbst laufen. Wir verbinden die Programme, die du schon nutzt, und bauen Abläufe, die zuverlässig im Hintergrund arbeiten – verständlich erklärt, ohne Technik-Kauderwelsch.
Automatisierung heißt: Ein Programm erledigt wiederkehrende Aufgaben nach festen Regeln – immer gleich und ohne dass jemand daran denken muss. Das Prinzip ist simpel: Wenn etwas passiert, folgen automatisch die nächsten Schritte. Du legst einmal fest, was passieren soll, danach läuft es von selbst.
Jemand betritt den Flur, das Licht geht an. Niemand drückt einen Schalter. Genau so funktioniert Automatisierung im Büro: Ein Ereignis löst die passenden nächsten Schritte aus.
Etwas passiert: Eine Anfrage kommt rein, eine Rechnung landet im Postfach, ein Kunde bucht einen Termin.
Einmal festgelegt: Was soll in diesem Fall passieren, in welcher Reihenfolge und wer muss kurz freigeben?
Die Schritte laufen von selbst: Daten übertragen, Dokument erstellen, Mail verschicken, Team informieren.
Probier's aus: Wähle einen Auslöser
Erledigt, bevor du die Mail überhaupt gelesen hast.
Am Monatsende liegt alles für die Steuerberatung bereit.
Weniger Hin und Her, weniger vergessene Termine.
Typische Aufgaben aus dem Büroalltag: einmal so, wie sie heute oft laufen, und einmal automatisiert. Wähle ein Beispiel und schalte um.
So läuft's automatisiert
Was du davon hast
Typische Bausteine
So läuft's automatisiert
Was du davon hast
Typische Bausteine
So läuft's automatisiert
Was du davon hast
Typische Bausteine
So läuft's automatisiert
Was du davon hast
Typische Bausteine
So läuft's automatisiert
Was du davon hast
Typische Bausteine
So läuft's automatisiert
Was du davon hast
Typische Bausteine
Das sind Beispiele. Gebaut wird, was dir Zeit frisst – erzähl uns, wo es bei dir hakt.
Eigenen Ablauf besprechenNimm eine Aufgabe, die bei euch regelmäßig anfällt, und stell die Regler ein. Du siehst sofort, wie viel Arbeitszeit pro Jahr allein in diesem einen Ablauf steckt.
Beispiele zum Ausprobieren
Arbeitszeit pro Jahr – nur für diesen Ablauf
Das sind rund 14 volle Arbeitstage à 8 Stunden.
1 Kästchen = 1 Arbeitstag
Ergebnis besprechenDeine eigene Beispielrechnung, kein Versprechen. Grundlage sind 46 Arbeitswochen im Jahr. Wie viel davon sich wirklich automatisieren lässt, schauen wir uns gemeinsam an.
Du musst nichts Technisches vorbereiten. Erzähl uns, wo es hakt – den Rest übernehmen wir Schritt für Schritt.
Wir sprechen über deinen Alltag: Welche Aufgaben wiederholen sich, wo geht Zeit verloren, welche Programme nutzt ihr schon?
ErgebnisEine Liste der Abläufe, die sich lohnen.
Wir zeichnen den Ablauf Schritt für Schritt auf: Was löst ihn aus, welche Daten fließen wohin, wer muss was freigeben?
ErgebnisEin klarer Bauplan mit Aufwand und Kosten.
Wir verbinden die Programme und testen mit echten Beispielen – auch die Sonderfälle, damit im Alltag nichts hängen bleibt.
ErgebnisEin Ablauf, der zuverlässig läuft.
Du bekommst eine kurze Einweisung und eine verständliche Doku. Ändert sich später ein Programm, passen wir den Ablauf an.
ErgebnisZeit gespart – jede Woche.
Die Fragen, die wir am häufigsten hören – klar beantwortet, ohne Fachchinesisch.
Ein fester Ablauf, den ein Programm für dich erledigt: Wenn etwas passiert, zum Beispiel eine neue Anfrage, folgen automatisch die nächsten Schritte – etwa ein Eintrag im CRM und eine Bestätigungsmail. Einmal eingerichtet, läuft der Ablauf jedes Mal gleich.
Für alle, bei denen sich Aufgaben regelmäßig wiederholen: Handwerksbetriebe, Praxen, Agenturen, Dienstleister oder Händler. Schon ein einziger Ablauf, der jede Woche anfällt, kann sich lohnen. Rechne es oben im Rechner einfach selbst nach.
Meistens nicht. In der Regel verbinden wir die Programme, die du schon nutzt. Nur wenn etwas Wichtiges fehlt, empfehlen wir ein passendes Werkzeug – und sagen dir vorher, was es kostet.
Mit sehr vielen: E-Mail und Kalender wie Outlook oder Gmail, Tabellen, CRM-Systeme, Buchhaltungs- und Shop-Software, Formulare und Messenger. Entscheidend ist, dass ein Programm eine Schnittstelle hat. Das prüfen wir vorab für dich.
Das hängt vom Umfang ab: Ein einfacher Ablauf ist schnell gebaut, die Verbindung mehrerer Systeme dauert länger. Nach dem Erstgespräch bekommst du ein klares Angebot. Laufende Kosten für Tools nennen wir dir vorher.
Datenschutz planen wir von Anfang an mit: Jeder Ablauf bekommt nur die Zugriffe, die er wirklich braucht. Wir setzen nach Möglichkeit auf Anbieter mit Servern in der EU und dokumentieren, welche Daten wohin fließen.
Wir bauen Fehlermeldungen ein: Hakt ein Schritt, gibt es eine Benachrichtigung, statt dass etwas unbemerkt liegen bleibt. Und wenn sich ein Programm ändert, passen wir den Ablauf an.
Nein. Du erklärst uns, wie ihr arbeitet, wir übersetzen das in einen Ablauf. Am Ende bekommst du eine verständliche Einweisung, keine Programmierschulung.
Welche Aufgabe kostet dich jede Woche Zeit? Schreib es uns in zwei, drei Sätzen. Wir melden uns innerhalb eines Werktags und sagen dir ehrlich, ob sich eine Automatisierung lohnt.
